Excel Tips 1: Hvordan utnytte verktøylinjen for hurtigtilgang

Alle som bruker Office kjenner til den. Listen med symboler øverst på skjermen som man kan klikke på dersom man vil lagre, angre, åpne dokumenter osv. Også kjent som verktøylinjen for hurtigtilgang, eventuelt Quick Access Toolbar (QAT). Mange bruker den, men ikke alle utnytter de mulighetene som ligger der. Dagens Excel tips handler om hvordan man kan utnytte denne for å få en mer effektiv arbeidsflyt.

Det er tre hovedfordeler med QAT, den er alltid tilgjengelig, den er personlig og redigerbar, samt at den kan brukes som hurtigtaster.

Alltid tilgjengelig:
Den første fordelen er at verktøylinjen alltid er tilgjengelig, uansett hvilken meny man jobber i. Man trenger ikke trykke Fil -> Lagre for å lagre dokumentet, man kan enkelt å greit trykke på symbolet. (Evt. hurtigtasten Ctrl + S) Det samme gjelder for alle kommandoer som er på verktøylinjen, noe som betyr at dersom det er noe man bruker ofte så kan det legges til her for enkel tilgang.

Personlig og redigerbar:
Fordel nummer to er at QAT er at man kan legge til de knappene man selv ønsker å ha tilgang til. Pleier du ofte å sortere lister alfabetisk? I så fall må du vanligvis først til Data og deretter velge riktig knapp, eventuelt høyreklikke og finne riktig menyvalg. Da kan det være mye bedre å legge den til på verktøylinjen slik at den alltid er tilgjengelig. Dette gjøres ved å høyreklikke på symbolet og deretter velge “legg til på verktøylinje for hurtigtilgang”. Vips så er den tilgjengelig når og hvor du måtte ønske det.

Hurtigtast:
Sist, men ikke minst, er muligheten for å bruke QAT som hurtigtaster. Og det er her man kan bli virkelig effektiv ved riktig bruk. I stedet for å ta hånden bort fra tastaturet for å flytte musen til riktig symbol, kan man enkelt å greit bruke hurtigtaster for å velge den funksjonen man ønsker. Hvordan? Mange kjenner til at man kan bruke Ctrl-tasten som hurtigtast. Ctrl+S er lagre, Ctrl+F er fet skrift, Ctrl+P er skriv ut osv. Det som er litt mindre kjent er at Alt-tasten også gir tilgang til navigasjon ved hjelp av tastaturet, blant annet til QAT. De første 9 valgene på verktøylinjen har nemlig tallene 1-9, noe som betyr at de er veldig raskt tilgjengelig. I vårt eksempel er sortering nå det niende symbolet, noe som betyr at Alt+9 er hurtigtasten.
qat-hurtigtast
Dermed kan man effektivisere arbeidet sitt på en helt ny måte. To personlige eksempler på dette: Det første inkluderer en bug i Excel 2013 som gjorde at Ctrl+F ikke lengre fungerte for fet skrift. Ekstremt irriterende siden det brukes i nesten alle regneark jeg lager. Da var det greit å bruke QAT i stedet ved å fjerne lagre-knappen (Ctrl+S funker) og heller legge inn F symbolet. Vips var Alt+1 den nye hurtigtasten for fet skrift. Eksempel nummer to er at jeg bruker pivot-tabeller ekstremt ofte, spesielt etter å ha hentet ut en standardrapport fra et eller annet program. Da bruker jeg først Ctrl+L for å lage en innebygd tabell, deretter Alt+6 for å sette inn ny pivot-tabell. Enkelt, hurtig og effektivt.

This entry was posted in Excel. Bookmark the permalink.

1 Response to Excel Tips 1: Hvordan utnytte verktøylinjen for hurtigtilgang

  1. Pingback: Excel Tips 5: Pivottabell med ukesoppsummering | Analytic Minds

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s