Excel Tips 2: Egendefinert sorteringsliste

Når man sorterer i Excel kan det gjøres enten alfabetisk eller basert på tallverdi, men av og til ønsker man en annen rekkefølge. Excel forstår at måneder og ukedager ikke skal sorteres alfabetisk, og i denne posten skal vi utforske hvordan vi kan lære Excel å sortere i den rekkefølgen vi ønsker.

April, August, Desember, Februar… Slik kunne rekkefølgen vært når vi sorterer måneder, noe som for oss ikke er relevant i det hele tatt. Derfor finnes det en innebygd sorteringsliste i Excel som definerer at riktig rekkefølge er Januar, Februar, Mars, April… Excel gjenkjenner dette automatisk, og bruker den som sortering ved oppsummering i pivot-tabeller blant annet. Det er dog mange andre lister den ikke kjenner til der det vil være naturlig å sortere på en annen måte en alfabetisk, for eksempel geografisk.

Mye data-analyse er basert på lokasjonsdata, som igjen kan være naturlig å oppsummere på enten kommune, region, fylke eller landsdelsbasis. Dersom vi f.eks. har en liste med alle Norges postnummer og skal oppsummere det per fylke, vil vi få følgende oversikt:

fylker-alfabetisk

Her får vi tak i informasjonen vi trenger, men sorteringen er lang fra intuitiv. Buskerud, Finnmark, Hedmark og Hordaland hører på ingen måte sammen geografisk, og skal man basere analysen på nærhet til egen lokasjon må man inn å flytte rundt på fylkene. Personlig foretrekker jeg å sortere geografisk fra nord til sør, i motsatt rekkefølge av fylkesnumrene. Da kan jeg manuelt endre rekkefølgen ved å dra Finnmark øverst, deretter Troms, Nordland osv., men siden dette er noe jeg gjør med mange rapporter er det enklere å lære Excel  hvilken rekkefølge jeg ønsker ved å lage en egendefinert sorteringsliste.

Dette gjøres ved å høyreklikke i en celle som inneholder informasjon (ikke i pivot-tabell), deretter velger man Sorter, og Egendefinert Sortering. I dialogboksen som åpner seg går man til feltet Rekkefølge helt til høyre og velger Egendefinert liste…

sorter-egendefinert-liste

Da får man opp alle egendefinerte lister som eksisterer i Excel, samt at man kan legge inn en ny liste. (Det er også her man velger listen det skal sorteres etter dersom det ikke skjer automatisk). Marker NY LISTE, og skriv inn korrekt rekkefølge separert med komma i Listeelementer før du trykker på legg til. Og vipps så vet Excel nå at dette er måten du ønsker å sortere på i fremtiden.ny-liste

Neste gang man har data en vil sortere eller oppsummere i en pivot-tabell, så gjenkjenner Excel disse navnene og sorterer de korrekt. Ved å oppdatere samme tabellen med antall postnummer per fylke så blir rekkefølgen nå slik:

fylker-nord-sor

En mye ryddigere oversikt som gjør at vi kan sammenligne fylker som ligger ved siden av hverandre geografisk i stedet for alfabetisk. Siden Jan Mayen og Svalbard ikke var med i listen, blir disse lagt til nederst og i alfabetisk rekkefølge. (Så dersom man har informasjon om hvor kundene kommer fra og man skriver land i stedet for fylke for utenlandske kunder, vil sorteringen først være geografisk per fylke og deretter alfabetisk per land). I tillegg sparer man masse tid siden man slipper å manuelt justere sorteringen hver gang man skal endre noe.

Fordelen med denne metoden er at man kan lage listen slik man selv vil og på det man selv ønsker. Det kan f.eks. være produktgrupper, avdeling, region, personelltype, rang, posisjon på banen, rekkefølgen i en prosess eller det du selv ønsker. Egendefinert er tross alt egendefinert.

This entry was posted in Excel and tagged , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s