Excel Tips 4: Betinget formatering basert på dato

I forrige tips så vi på hvordan man kan raskt kan fylle ut en serie med datoer når man skal lage en registreringsliste. Det kan dog være lett å miste tråden i en lang liste, så i dag skal vi se på hvordan vi kan bruke betinget formatering til å gjøre tabellen mer oversiktlig.

Vanlige kalendere har ofte et visuelt design som gjør det lettere å holde oversikten, stort sett ved at datoene er gruppert i uker eller ved at søndager er markert med rød farge. Enkelte kalendere gjør det også lettere å finne dagens dato, enten ved at man kan rive av en bit for dagene som har passert, eller ved en magnet som man kan flytte på. Mange digitale kalendere har også denne funksjonen, men slik er det ikke automatisk i en Excel-tabell med en liste av datoer.

liste-av-datoer

En av fordelene med Excel er at man kan gjøre nesten hva man vil, så lenge man vet hvordan. Som nevnt i forrige tips er dette en treningsdagbok, og det er lørdager jeg har planlagt langturer på. Dermed hadde det vært veldig greit om jeg kunne markert alle lørdagene i tabellen. Heldigvis finnes det en formel for dette. Jeg vet at lørdag er den 6. dagen i uken, og det vet Excel også. Ved å bruke formelen UKEDAG() kan vi få Excel til å se på en gitt dato og si hvilken dag i uken den er, gitt at vi forteller hvilken dag uken starter på (dette kan jo være forskjellig fra land til land).

ukedag

Nå har en altså en metode får å omdanne datoer til ukedager. Jeg er dog ikke interessert i å ha en ny kolonne med masse tall, men vil heller at lørdagene i kolonne A skal ha en egen farge. Det er her betinget formatering kommer inn i bildet. Først markerer jeg datoene fra A2 og ned tabellen, deretter velger jeg Hjem → Betinget formatering → Ny regel. Deretter velger jeg den nederste muligheten der jeg kan bruke en formel til å bestemme hvilke celler som skal redigeres. Betinget formatering er basert på logikk, det vil si om noe er SANN eller USANN, og den formaterer cellene der formelen er SANN. Siden jeg vil formatere lørdagene så vil jeg altså at ukedagen som formateres er 6, og siden cellen som er markert er A2 blir formelen =UKEDAG(a2;2)=6. Deretter trykker jeg på Formater…-knappen og velger hvordan jeg vil at formateringen av lørdagene skal være.

formatere-lordag

Siden jeg har markert hele kolonnen vil formateringen gjelde for alle cellene, og siden jeg ikke har låst cellereferansen A2 så vil den forandre seg etter hvert som den beveger seg nedover. I A3 vil formelen automatisk være =UKEDAG(A3;2)=6, i A4 vil den være =UKEDAG(A4;2)=6 osv. Og hver gang formelen er SANN så bli cellen mørkeblå med hvit skrift.

lordag-markert

Og vipps så har jeg en mer oversiktlig kalender som viser meg hvilke dager jeg skal ha langøkter på. Fordelen med denne metoden er at man kan velge hvilken dag man vil. Har man langåpent om torsdagene og vil markere disse er det bare å forandre tallet fra 6 til 4 for eksempel.

Dette håndterer første del av utfordringen med å skape en mer oversiktlig kalender, men jeg skulle også ønske å ha hele raden med dagens dato markert. På den måten vil jeg hele tiden ha oversikt på hvor langt jeg har kommet (og eventuelt hvor mye tall jeg må legge inn dersom jeg ikke er inne i arket daglig).

Igjen er trikset betinget formatering, og jeg markerer denne gangen hele tabellen fra A2 (Hurtigtast-tips: Marker A2, hold inne Ctrl og Shift, trykk høyrepil og deretter nedpil). Jeg velger igjen Hjem → Betinget formatering → Ny regel → Bruk en formel… Metoden jeg bruker er rett og slett å sjekke om datoen i A2 er IDAG(), og siden det skal gjelde for hele raden må jeg huske å låse kolonnereferansen ved å legge inn $ før A. (NB: autokorrekt i Excel har en tendens til å rette IDAG til i dag, så pass på å eventuelt fjerne det ekstra mellomrommet.)  formatere-i-dag

Formelen sjekker rett og slett om datoen i kolonne A stemmer med datoen på PCen, og når det er SANN så formaterer den slik en ønsker. I dette tilfellet med grønn bakgrunn og uthevet skrift. Nå har jeg en tabell der jeg lett kan se alle lørdagene samt hvilken dag det er i dag.

kalender

Resultatet er en mye mer oversiktlig kalender jeg kan bruke til å holde oversikt på treningen.

NB: Forskjellige kombinasjoner av logiske formler, IDAG() og betinget formatering kan gjøre lister mye mer oversiktlig, for eksempel dersom man har en liste over arbeidsoppgaver med deadliner og ønsker at at arbeidsoppgaven skal utheves dersom det er mindre enn 3 dager til deadline og den ikke er krysset av som utført.

This entry was posted in Excel and tagged , . Bookmark the permalink.

1 Response to Excel Tips 4: Betinget formatering basert på dato

  1. Pingback: Excel Tips 5: Pivottabell med ukesoppsummering | Analytic Minds

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s