Excel Tips 5: Pivottabell med ukesoppsummering

Pivottabeller er en måte å raskt oppsummere dataene sine på i Excel. Her finnes mange muligheter for analyse, men det kan virke utfordrende å ta i bruk dersom man ikke kjenner til det fra før. Så i ukens tips skal vi se på hvordan vi kan bruke en pivottabell til å gi en ukesoppsummering av treningsloggen vi har brukt i de to siste tipsene.

Etter hvert som vi fyller inn tall i tabellen med treningsloggen så får vi bedre og bedre oversikt på hva som er gjennomført. Da melder det seg fort et par spørsmål; først og fremst “hvor mye trente jeg denne uken?”, men også “hvor mye har jeg trent totalt i slutten på hver uke?”. Det siste spørsmålet kan vi svare på ved å lese av tallet i Totalt-kolonnen på lørdagene som ble markert ved hjelp av betinget formatering i forrige tips. Det første spørsmålet kan svares på ved å legge sammen antall kilometer mellom to lørdager, men dette tar tid og er ikke særlig oversiktlig. Og det er her pivottabeller kommer til sin rett.

loggtabell

Velg en celle i tabellen og velg enten Sett inn → Pivottabell, Tabellverktøy Utforming → Oppsummer med pivottabell, eller bruk en hurtigtast på verktøylinjen for hurtigtilgang dersom du har lagd det. Pass på at området du vil oppsummere har stiplet linje rundt seg og at det står riktig i feltet “Velg en tabell eller et område”. (En av mange gode grunner til å gi navn til tabellene sine). Klikk deretter OK for å sette inn en pivottabell i et nytt ark.

Nå vet Excel hvilke data du ønsker å oppsummere, og du gis blanke ark til å starte med. Og da er spørsmålet “hva nå?” Først litt om Pivottabellfeltet. Øverst er en oversikt over hvilke felt man har å velge mellom, og her kjenner vi igjen overskriftene fra tabellen vår. Nederst er det fire ruter: Filtre, kolonner, rader og verdier. Disse fire er veiledende områder; i filter kan vi legge inn felter vi ønsker å filtrere (noe vi ikke skal i dette tipset), i kolonner og rader kan vi legge inn felt vi ønsker å oppsummere på i enten kolonner eller rader, og i verdier legger vi inn de feltene vi ønsker at skal oppsummeres. Siden vi ønsker å oppsummere per uke, drar jeg enkelt og greit dato ned til Rader.

Excel kjenner igjen at det er datoer som er lagt til og “hjelper oss” ved å oppsummere med måneder og de individuelle datoene gjemt bak (+). I utgangspunktet veldig snilt, men ikke helt det vi hadde tenkt oss. Vi ser også at vi har fått et nytt felt som heter Måneder. Dette trekker jeg bort fra Rader slik at det kun er individuelle datoer igjen, markerer en av datoene i pivottabellen og går til Pivottabellverktøy Analyser → Grupper felt. Siden jeg vil oppsummere uker, så velger jeg bort Måneder og markerer dager i stedet, og endrer Antall dager fra 1 til 7. Nå vil pivottabellen oppsummere syv dager i slengen fra startdatoen til sluttdatoen. Her er det derfor viktig å endre “Starter ved” datoen fra automatisk til den første dagen i den første uken du vil oppsummere. Ofte er det årsdata man oppsummerer, og da blir det gjerne første mandag i året. I mitt tilfelle ønsker jeg å oppsummere fra søndag til og med lørdag, og velger derfor den første søndagen i tabellen min som er 12/2. Deretter trykker jeg på OK, og vi ser at radene forandrer seg automatisk og viser start- og sluttdato per uke nedover. Fantastisk!

grupper-per-uke

Nå har vi fått valgt områdene vi vil oppsummere på, så nå gjelder det å velge hvilke verdier vi skal ha. Jeg vil oppsummere hvor langt jeg har løpt per uke, samt hvor langt jeg totalt sett er kommet ved slutten av uken. Jeg drar derfor både Km og Totalt ned i Verdier i pivottabellfeltet. Her prøver Excel igjen å hjelpe, og viser meg Antall av Km og Summer av Totalt. Og dette er jo IKKE det jeg ønsker! Grunnen til at Km blir oppsummert med Antall er at Excel leter igjennom hele kolonnen og oppdager at det er en blanding av tall og tomme celler, derfor antar Excel at dette er noe som skal telles. Kolonnen Totalt har derimot tall i alle cellene, og den antar derfor at disse tallene skal summeres. Fordelen med pivottabeller er dog at det er lett å gjøre endringer. Jeg velger pilen til høyre for Antall av Km og velger deretter Innstillinger for verdifelt. Her kan jeg velge hvordan jeg vil oppsummere tallene, og velger derfor å lage et sammendrag av verdifeltet etter Summer. I tillegg gir jeg feltet et beskrivende Egendefinert navn “Km per uke”. Nå oppdateres tallene i pivottabellen automatisk og jeg får de presentert som jeg ønsker. Jeg gjør så det samme med Summer av Totalt og endrer til et sammendrag etter Maks og endrer navnet til “Totalt ved ukeslutt”.

Vipps så har jeg fått en rapport som viser meg hver et sammendrag av alle treningsukene! Og etter hvert som jeg legge inn nye tall i treningsloggen kan jeg oppdatere pivottabellen ved å gå til Pivottabellverktøy Analyser → Oppdater, eller eventuelt bruke hurtigtasten Alt+F5.

ferdig-pivot

This entry was posted in Excel. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s